Cara Mengarsipkan Email di Outlook: Panduan Lengkap [2026]

Mengarsipkan email di Outlook adalah proses memindahkan email dari kotak masuk utama Anda ke lokasi penyimpanan yang ditentukan agar kotak surat Anda tetap terorganisir dan mudah dikelola. Tidak seperti menghapus email, pengarsipan menyimpannya untuk referensi di masa mendatang sekaligus merapikan ruang kerja aktif Anda. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengarsipkan email di Outlook dengan berbagai metode.

1.2 Mengapa Mengarsipkan Email di Outlook?

Mengarsipkan email menawarkan beberapa manfaat penting:

Menjaga Keteraturan: Menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan fokus pada email terkini tanpa kehilangan pesan lama secara permanen.
Meningkatkan Kinerja: Mengurangi kekacauan di kotak masuk, membuat Outlook lebih cepat dan responsif.
Melestarikan Informasi Penting: Mempertahankan akses ke email yang mungkin Anda perlukan untuk referensi, kepatuhan, atau pencatatan.
Mengelola Penyimpanan: Tergantung pada metode pengarsipan yang digunakan, Anda dapat mengosongkan ruang kotak surat dan tetap berada dalam batas penyimpanan.
Mempermudah Pencarian: Email yang diarsipkan tetap dapat dicari, sehingga Anda dapat menemukannya saat dibutuhkan.

2. Memahami Berbagai Metode Pengarsipan di Outlook

Outlook menyediakan empat metode berbeda untuk mengarsipkan email, yang masing-masing dirancang untuk kasus penggunaan dan kebutuhan penyimpanan yang berbeda.

2.1 Pengarsipan Manual ke Folder Bawaan (Tombol Arsip)

Tombol Arsip memindahkan email ke folder Arsip bawaan di kotak masuk Anda. Ini menjaga email tetap berada di kotak masuk utama Anda dan ideal untuk mengatur kotak masuk Anda tanpa mengurangi penggunaan penyimpanan. Item yang diarsipkan tetap dapat diakses di semua perangkat.

2.2 Pengarsipan Manual ke File Eksternal (Alat Pembersihan Item Lama)

Fitur Bersihkan Item Lama memindahkan email ke file arsip terpisah yang tersimpan secara lokal di komputer Anda. Metode ini sebenarnya menghapus email dari kotak surat Anda, sehingga membebaskan ruang penyimpanan server. Ini adalah pilihan yang lebih disukai ketika Anda perlu mengurangi ukuran kotak surat.

2.3 Arsip Otomatis

AutoArchive secara otomatis memindahkan email lama ke file PST lokal berdasarkan pengaturan yang dapat dikonfigurasi dan periode penuaan. Fitur ini berjalan sesuai jadwal dan mengelola ukuran kotak surat tanpa intervensi manual, sehingga ideal bagi pengguna yang menerima volume email yang tinggi.

2.4 Arsip Exchange Server Online (Fitur Perusahaan)

Exchange Server Online Archive, juga disebut In-Place Archiving, adalah solusi berbasis cloud Microsoft 365 kelas perusahaan yang berfungsi sebagai kotak surat terpisah di server. Administrator mengaktifkan dan mengelola fitur ini, yang menyediakan penyimpanan tambahan sekaligus menjaga agar email yang diarsipkan tetap dapat diakses dari perangkat apa pun. Saat Online Archive diaktifkan, AutoArchive akan dinonaktifkan secara otomatis.

3. Pengarsipan Manual ke Folder Bawaan (Tombol Arsip)

3.1 Pengarsipan di Tampilan Baru

Untuk mengarsipkan email menggunakan tombol Arsip di Outlook Baru:

Pilih email atau email yang ingin Anda arsipkan.
Klik arsip di toolbar
Pesan konfirmasi akan muncul. Anda dapat mengklik membuka jika diperlukan.

Catatan: Outlook versi baru tidak mendukung fungsi AutoArchive.

3.2 Pengarsipan di Outlook Klasik

3.2.1 Tombol Arsip

Untuk mengarsipkan email menggunakan tombol Arsip di Outlook Klasik:

Pilih email yang ingin diarsipkan.
Di bawah Beranda bagian, di bagian Delete kelompok, klik arsip.
Outlook akan memindahkan email ke folder Arsip.

Jika Anda tidak sengaja mengarsipkan email, buka folder Arsip dan pindahkan email tersebut kembali ke folder asalnya.

3.2.2 Menggunakan Pintasan Keyboard (Tombol Backspace)

Anda dapat dengan cepat mengarsipkan email terpilih melalui keyboard:

Pilih email yang ingin diarsipkan.
Tekan Backspace kunci.
Email yang dipilih akan segera diarsipkan.

Penting: Jika Anda membuka email di jendela baru, Anda perlu menutup jendela tersebut terlebih dahulu, lalu gunakan langkah-langkah di atas untuk mengarsipkannya.

3.2.3 Cara Menonaktifkan Pengarsipan Tombol Backspace

Sebagian pengguna lebih memilih untuk menonaktifkan fitur pengarsipan tombol Backspace karena alasan berikut:

Pengarsipan yang Tidak Disengaja: Pengguna yang tidak terbiasa dengan fitur ini mungkin secara tidak sengaja menekan tombol Backspace atau untuk tujuan lain, sehingga email menghilang dari kotak masuk mereka secara tiba-tiba.
Kebingungan dengan Tombol Hapus: Tombol Backspace terletak dekat dengan tombol Delete, tetapi memiliki perilaku yang tidak konsisten yang dapat membingungkan.
Kebijakan Organisasi: Beberapa organisasi lebih memilih untuk mengontrol metode pengarsipan dan mencegah karyawan menggunakan pintasan keyboard.
Tidak Menggunakan Fitur Arsip: Pengguna yang tidak menggunakan folder Arsip mungkin menganggap pintasan ini tidak berguna.

Untuk mencegah tombol Backspace mengarsipkan item, Anda perlu melakukan hal berikut:

Tutup Outlook sepenuhnya.
Media Windows + R untuk membuka dialog Jalankan.
Tipe regedit lalu tekan Enter untuk membuka Registry Editor.
Navigasi ke: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Klik kanan di panel kanan dan pilih New -> DWORD (32-bit) Value.
Sebutkan nilai tersebut NonaktifkanPengarsipanSatuKlik.
Klik dua kali nilai baru tersebut dan atur ke 1.
Klik OK lalu tutup Registry Editor.
Soaltart Pandangan.

Catatan: Perbaikan registri ini berlaku untuk Microsoft 365 Outlook dan tidak berfungsi dengan versi permanen.

3.2.4 Klik Kanan untuk Mengarsipkan

Untuk mengarsipkan menggunakan menu konteks:

Klik kanan pada email yang ingin Anda arsipkan.
Pilih arsip dari menu pop-up.
Email-email tersebut akan dipindahkan ke folder Arsip.

3.2.5 Seret dan Lepas ke Folder Arsip

Untuk kontrol manual atas pengarsipan:

cari arsip folder di Panel Navigasi.
Klik dan tahan email yang ingin Anda arsipkan.
Seret ke folder Arsip lalu lepaskan.

3.3 Pengarsipan Item berdasarkan Kriteria Spesifik

Secara default, fitur Arsip Outlook hanya dapat membersihkan item lama berdasarkan tanggal. Jika Anda ingin mengarsipkan semua item yang memenuhi kriteria tertentu, silakan:

Dalam majalah Cari Lanjutan dialog, klik Jelajahi ... untuk memilih folder tempat Anda ingin menemukan item.
Tetapkan kriteria pencarian.
Klik Cari Sekarang untuk menemukan semua item yang memenuhi kriteria.
Pilih semua item yang ditemukan.
Klik kanan pada item yang dipilih lalu klik Pindah, dan pilih folder Arsip Anda sebagai tardapatkan.
Semua item yang ditemukan akan dipindahkan ke folder arsip.

Contoh 1: Arsipkan semua email yang berukuran lebih besar dari 10KB:

Dalam majalah Cari Lanjutan dialog, klik Jelajahi ... untuk memilih folder tempat Anda ingin menemukan item.
klik Lebih banyak pilihan tab
set Ukuran (kilobyte) untuk lebih besar dari 10
Klik Cari Sekarang

Contoh 2: Arsipkan semua email yang sudah kedaluwarsa:

Dalam majalah Cari Lanjutan dialog, klik Jelajahi ... untuk memilih folder tempat Anda ingin menemukan item.
klik Advanced tab
In Tentukan lebih banyak kriteria bagian, pilih Kedaluwarsa dari Semua bidang Surat.
Tetapkan kondisinya, misalnya Besok.
Klik Tambahkan ke Daftar
Klik Cari Sekarang

Contoh 3: Arsipkan semua email yang telah ditandai sebagai selesai:

Contoh 4: Arsipkan semua email dengan kategori warna tertentu:

Contoh 5: Arsipkan semua email tanpa tindak lanjut:

bendera:

4. Pengarsipan Manual ke File Eksternal (Alat Pembersihan Item Lama)

4.1 Menggunakan Alat Pembersihan Barang Lama

Untuk mengarsipkan email Outlook secara manual di Outlook ke file PST:

klik File Tab.
Klik Info, Lalu klik Tools.
Pilih Bersihkan Barang Lama.
The arsip Dialog akan ditampilkan.
Pilih Arsipkan folder ini dan semua subfolder .
Pilih folder yang ingin Anda arsipkan (misalnya, Kotak Masuk). Untuk mengarsipkan semua item, pilih folder utama kotak surat Anda.
Bawah Arsipkan barang-barang yang lebih tua dariMasukkan tanggal. Item yang lebih lama dari tanggal ini akan diarsipkan.
Bawah Berkas arsip, terima lokasi default atau klik Browse untuk memilih lokasi dan nama file yang berbeda.
Opsional, centang Sertakan item yang dicentang “Jangan Arsipkan Otomatis” Jika Anda ingin mengarsipkan item yang sebelumnya dikecualikan dari pengarsipan otomatis.
Klik OK untuk start pengarsipan.

Setelah selesai, kotak surat Arsip akan muncul di panel sebelah kiri, memungkinkan Anda untuk mengakses email yang telah diarsipkan.

4.2 Pengarsipan Beberapa Folder dengan Periode Retensi yang Berbeda.

Untuk mengarsipkan item dalam folder berbeda dengan periode penyimpanan berbeda sambil tetap menyimpannya dalam file PST yang sama:

Buka kotak dialog Arsip (File -> Info -> Tools -> Bersihkan Barang Lama).
Pilih folder pertama (misalnya, Kotak Masuk) dan atur tanggal ke 6 bulan yang lalu. Jangan klik OK dulu.
Pilih folder lain (misalnya, Item Terkirim) dan atur tanggal yang berbeda (misalnya, 1 tahun yang lalu). Jangan klik OK dulu.
Lanjutkan memilih folder dan mengatur tanggal yang berbeda sesuai kebutuhan.
Pastikan semua folder menggunakan jalur file arsip yang sama.
Klik OK setelah semua folder dikonfigurasi.

5. Mengarsipkan Email Secara Otomatis di Outlook

5.1 Mengaktifkan AutoArchive

Untuk mengaktifkan dan mengkonfigurasi AutoArchive di Outlook Klasik:

Klik File -> Opsi.
Pilih Advanced Tab.
Di bawah Arsip Otomatis bagian, klik Pengaturan Arsip Otomatis Tombol:
Periksalah Jalankan AutoArchive setiap N hari kotak.
Tentukan seberapa sering Anda ingin AutoArchive dijalankan (misalnya, setiap 14 hari).
Konfigurasikan pengaturan tambahan seperti lokasi pengarsipan dan periode kedaluwarsa. Kami akan menjelaskan pengaturan ini secara detail di bagian selanjutnya.
Klik OK untuk menyimpan pengaturan Anda.

AutoArchive sekarang akan berjalan secara otomatis berdasarkan jadwal yang telah Anda konfigurasi.

5.2 Penjelasan Pengaturan AutoArchive

Memahami setiap pengaturan AutoArchive membantu Anda mengontrol proses pengarsipan secara efektif:

Jalankan Pengarsipan Otomatis Setiap N Hari: Mengontrol jadwal pengarsipan otomatis. Menjalankannya secara berkala (misalnya, mingguan) memproses kumpulan email yang lebih kecil, yang kinerjanya lebih baik daripada mengarsipkan ribuan item sekaligus. Untuk menghentikan AutoArchive sepenuhnya, hapus centang pada opsi ini.
Pesan Peringatan Sebelum AutoArchive Berjalan: Jika Anda ingin mendapat pemberitahuan sebelum mengarsipkan starAktifkan opsi ini. Anda akan melihat notifikasi yang memungkinkan Anda untuk membatalkan operasi jika diperlukan.
Hapus Item Kedaluwarsa (hanya folder email): Ini menghapus pesan dengan tanggal kedaluwarsa yang telah lewat. Perhatikan bahwa item yang kedaluwarsa berbeda dari item lama – tanggal kedaluwarsa diatur secara manual saat membuat email. Opsi Tab. Berhati-hatilah dengan pengaturan ini karena pengaturan ini menghapus item, bukan mengarsipkannya.
Arsipkan atau Hapus Item Lama: Saklar utama ini mengaktifkan konfigurasi AutoArchive kustom Anda. Biarkan tidak dicentang untuk menggunakan pengaturan default bawaan Outlook.
Tampilkan Folder Arsip di Daftar Folder: Saat diaktifkan, folder arsip Anda akan muncul secara otomatis di Panel Navigasi. Tanpa fitur ini, Anda perlu membuka file PST arsip secara manual setiap kali ingin mengakses item yang diarsipkan.
Singkirkan Barang-Barang yang Lebih Tua dari: Menetapkan batas usia untuk pengarsipan. Item yang lebih lama dari ambang batas ini akan dipindahkan ke file arsip. Rentangnya fleksibel – mulai dari 1 hari hingga 60 bulan, ditentukan dalam hari, minggu, atau bulan.
Pindahkan Barang Lama Ke: Memberi tahu Outlook tempat menyimpan item yang diarsipkan. Secara default, ia membuat archive.pst di folder Dokumen\File Outlook Anda. Klik Browse untuk memilih lokasi atau nama file yang berbeda. Memilih opsi ini akan menonaktifkan pengaturan penghapusan permanen di bawah ini.
Hapus Item Secara Permanen: Alih-alih menyimpan salinan arsip, pengaturan ini menghapus item lama sepenuhnya setelah mencapai ambang batas usia. Gunakan ini dengan hati-hati – item yang dihapus tidak dapat dipulihkan. Mengaktifkan ini akan menonaktifkan opsi pengarsipan di atas.
Terapkan Pengaturan Ini ke Semua Folder Sekarang: Tombol ini menerapkan konfigurasi Anda saat ini ke semua folder Outlook secara langsung. Lewati langkah ini jika Anda ingin menetapkan aturan berbeda untuk setiap folder – Anda dapat mengkonfigurasinya melalui properti masing-masing folder.

5.3 Periode Kedaluwarsa Default untuk Folder Outlook

Outlook menerapkan periode kedaluwarsa default yang berbeda untuk berbagai jenis folder:

Kotak Masuk dan Draf: 6 bulan lagi
Item Terkirim dan Item yang Dihapus: 2 bulan lagi
Kotak Keluar: 3 bulan lagi
Kalender, Tugas, Catatan, dan Jurnal: 6 bulan lagi
Kontak: Tidak diarsipkan secara otomatis secara default.

Folder yang Anda buat akan mewarisi masa berlaku folder default yang serupa. Misalnya, folder email kustom akan memiliki masa berlaku 6 bulan seperti Kotak Masuk.

5.4 Cara Menentukan Usia Barang

Berbagai jenis item Outlook menggunakan kriteria tanggal yang berbeda untuk menentukan apakah item tersebut cukup lama untuk diarsipkan:

Pesan Email: Sistem memeriksa kapan Anda menerima pesan dan kapan terakhir kali Anda memodifikasinya, lalu menggunakan tanggal yang lebih baru. Bahkan tindakan sederhana seperti menandai sudah dibaca/belum dibaca atau memindahkan email akan memperbarui stempel waktu modifikasi.
Agenda Kalender: Untuk rapat dan janji temu, tanggal yang relevan adalah saat Anda most Entri tersebut baru saja diedit dan disimpan. Item dengan pola pengulangan dikecualikan dari pengarsipan otomatis. Yang penting, hanya acara masa lalu yang memenuhi syarat untuk diarsipkan – janji temu di masa mendatang tetap ada terlepas dari tanggal modifikasi terakhirnya.
Tugas: Dua tanggal penting di sini: tanggal penyelesaian dan tanggal modifikasi terakhir. Mana pun yang lebih baru akan menentukan kelayakan. Tugas yang masih berstatus belum selesai tidak akan diarsipkan secara otomatis. Untuk tugas yang didelegasikan, pengarsipan hanya terjadi setelah seseorang menandainya sebagai selesai.
Catatan: Tanggal kamu most Status "baru saja diedit dan disimpan" menentukan kapan sebuah catatan memenuhi syarat untuk diarsipkan.
Entri Jurnal: Baik tanggal pembuatan asli atau most Tanggal modifikasi terbaru berlaku, dengan tanggal yang lebih baru diutamakan.
Kontak: Fitur AutoArchive akan melewati kontak sepenuhnya. Jika Anda perlu mengarsipkan folder Kontak Anda, gunakan alat Bersihkan Item Lama secara manual.

5.5 Mengkustomisasi AutoArchive untuk Folder Tertentu

Untuk mengkonfigurasi pengaturan AutoArchive khusus untuk folder tertentu:

Di daftar folder pada Panel Navigasi, klik kanan folder yang ingin Anda sesuaikan.
Klik Properties.
klik Arsip Otomatis Tab.
Pilih Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan berikut..
Konfigurasikan periode penuaan dan opsi lain yang spesifik untuk folder ini.
Klik OK untuk menyimpan pengaturan

Catatan: Gunakan Hapus item lama secara permanen opsi untuk menghapus email lama secara otomatis di Deleted Items dan Email sampah folder setelah periode penyimpanan yang ditentukan.

5.6 Mengecualikan/Menyertakan Item dari Arsip Otomatis

Terkadang, Anda TIDAK ingin mengarsipkan beberapa item yang akan sering digunakan. Berikut adalah solusi untuk 3 skenario berbeda. Tentu saja, Anda juga dapat membatalkan operasi dan menyertakan item dari Arsip Otomatis.

5.6.1 Kecualikan Satu Item

Pilih item tertentu.
Media Alt + Enter kunci.
A Properties Kotak dialog akan muncul.
Periksalah Jangan Arsipkan item ini secara otomatis .

5.6.2 Mengecualikan Beberapa Item

1. Pergi ke Liha tab
2. Klik Lihat Pengaturan
3. Dalam majalah Pengaturan Tampilan Lanjutan kotak dialog, klik Kolom:
4. The Tampilkan Kolom Dialog akan muncul. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menambahkannya. Jangan Arsipkan Otomatis kolom:
  - Pilih Semua bidang Surat.
  - Pilih Jangan Arsipkan Otomatis pada kolom yang tersedia.
  - Klik Add
  - Jika Anda ingin mengubah urutannya, pilih dan gunakan merapat or Pindah ke bawah.
  - Klik OK
5. Setelah mengklik OK, kamu akan kembali ke Pengaturan Tampilan Lanjutan dialog, di mana Anda perlu mengklik Pengaturan Lainnya.
6. Dalam majalah Pengaturan Lainnya kotak dialog, periksa Izinkan pengeditan dalam sel .
7. Klik serangkaian OK Untuk menyimpan perubahan dan kembali ke jendela utama Outlook. Sekarang, untuk mengecualikan item tertentu dari Pengarsipan Otomatis, cukup centang Jangan Arsipkan Otomatis kolom untuk mereka:

5.6.3 Mengecualikan Folder

Klik kanan folder di Panel Navigasi.
Pilih Properties.
klik Arsip Otomatis Tab.
Pilih Jangan mengarsipkan item di folder ini.
Klik OK.

6. Mengarsipkan Email Secara Otomatis di Outlook dengan Aturan

Aturan Outlook memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengarsipkan email dari pengirim tertentu atau yang sesuai dengan kriteria tertentu. Untuk membuat aturan pengarsipan:

Klik kanan pada email yang ingin Anda arsipkan.
Klik Peraturan -> Buat aturan di menu pop-up.
The Buat Aturan Dialog akan ditampilkan.
Dalam majalah Saat saya menerima email dengan semua kondisi yang dipilih bagian, tentukan kondisi aturan tersebut, seperti Mulai dari , Subjek berisi, atau Dikirim keUntuk kondisi yang lebih kompleks, klik di sini. Opsi Lanjutan di pojok kanan bawah.
Dalam majalah Lakukan hal berikut bagian, pilih Pindahkan item ke folder: dan tentukan folder Arsip dengan mengklik Pilih Folder… .
Klik OK untuk menyelamatkan aturan tersebut.

Outlook kini akan secara otomatis memindahkan semua email yang memenuhi syarat ke folder Arsip.

7. Pengarsipan Berdasarkan Tanggal Penerimaan

Secara default, Outlook AutoArchive menggunakan tanggal modifikasi atau tanggal penerimaan, mana pun yang lebih baru. Jika Anda ingin Outlook mengarsipkan email hanya berdasarkan tanggal penerimaan (mengabaikan modifikasi), Anda perlu memodifikasi Registri Windows:

Tutup Outlook sepenuhnya.
Buka Editor Registri.
Navigasi ke: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Preferensi.
Klik kanan preferensi dan pilih New -> DWORD (32-bit) Value.
Beri nama nilai baru tersebut ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Klik kanan pada nilai yang baru dibuat lalu klik memodifikasi.
Setel nilai menjadi 1 dan klik OK.
Tutup Editor Registri dan restart Pandangan.

Setelah perubahan ini, Outlook akan mengarsipkan email berdasarkan tanggal penerimaan, bukan tanggal modifikasi.

8. Tingkat Lanjut: Pengarsipan Otomatis dengan VBA

Jika Anda memerlukan kontrol yang lebih canggih atas pengarsipan otomatisAnda dapat menggunakan makro VBA Outlook. Berikut beberapa contoh skenario:

Mengarsipkan Tugas yang Selesai Secara Otomatis di Outlook
Arsipkan Email yang Berukuran Lebih Besar dari Ukuran Tertentu
Arsipkan Otomatis Email Lama yang Berukuran Lebih Besar dari Ukuran Tertentu
Klasifikasi dan Arsip Email Otomatis Berdasarkan Bulan
Klasifikasikan dan Arsipkan Email Masuk Secara Otomatis Berdasarkan Nama Pengirim
Arsipkan Otomatis Rapat yang Ditolak ke Kalender Tertentu
Secara otomatis mengarsipkan email terlama saat email baru tiba.
Arsipkan Email Masuk Secara Otomatis tanpa Bendera Tindak Lanjut
Arsipkan Item Lama Secara Otomatis Saat Kotak Masuk Terlalu Penuh
Arsipkan Semua Janji Temu dan Tugas yang Terlambat
Arsipkan Semua Email yang Kedaluwarsa
Arsipkan Otomatis Email yang Ditandai setelah Menandai Selesai
Arsipkan Item Kedaluwarsa Secara Otomatis saat Ukuran File Outlook Melebihi Ukuran Tertentu
Arsipkan Semua Item RSS yang Telah Dibaca
Arsipkan Email yang Sudah Dibaca ke Folder Berbeda Berdasarkan Pengirim
Nonaktifkan Opsi “Pengarsipan Otomatis” Secara Massal untuk Semua Folder Outlook
Terapkan Pengaturan “Pengarsipan Otomatis” yang Sama ke Semua Folder Outlook Secara Massal
Aktifkan Opsi “Jangan Arsipkan Item Ini Secara Otomatis” untuk Beberapa Email Outlook Secara Massal
Nonaktifkan Opsi “Arsip Otomatis” Secara Massal untuk Semua Item Kalender Berulang

9. Arsip Exchange Server Online

Exchange Server Online Archive (juga disebut In-Place Archiving) adalah fitur pengarsipan tingkat perusahaan untuk Microsoft 365 yang menyediakan ruang penyimpanan kotak surat tambahan bagi pengguna dengan mengarsipkan email lama ke kotak surat arsip. Tidak seperti metode pengarsipan sisi klien, fitur ini dikelola sepenuhnya oleh administrator dan beroperasi di server.

9.1 Persyaratan Pengaturan Administrator

Hanya administrator yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Arsip Exchange Server Online. Untuk mengkonfigurasi kotak surat arsip, administrator harus:

Dapatkan peran Penerima Email yang ditugaskan di Exchange Online.
Akses pusat administrasi Exchange (EAC)
Memiliki lisensi Microsoft 365 yang sesuai untuk pengguna.

9.2 Cara Administrator Mengaktifkan Kotak Surat Arsip

Administrator dapat mengaktifkan kotak surat arsip melalui pusat admin Exchange:

Masuk ke pusat administrasi Exchange (EAC) dan navigasikan ke Penerima -> Kotak surat.
Pilih pengguna untuk mengaktifkan kotak surat mereka untuk pengarsipan.
Di panel pop-up, pilih Lainnya, dan dibawah Arsip kotak surat, pilih Kelola arsip kotak surat.
Aktifkan Arsip kotak surat, Lalu klik Simpan.

Status kotak surat arsip akan ditampilkan sebagai Aktif untuk pengguna yang dipilih.

9.3 Mengaktifkan Kotak Surat Arsip Secara Otomatis

Administrator dapat menggunakan PowerShell untuk secara otomatis mengaktifkan kotak surat arsip ketika kotak surat utama mencapai 90% dari kuotanya:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Penghapusan Bertahap Kotak Surat Arsip

Jika Anda ingin menghapus kotak surat arsip karena berbagai alasan, seperti keterbatasan ruang, Anda dapat melakukannya sebagai berikut:

Ekspor kotak surat arsip.
Nonaktifkan arsip.

9.5 Dampak pada Fitur Arsip Lainnya

Saat Exchange Server Online Archive diaktifkan untuk pengguna:

Fitur AutoArchive dan Clean Up Old Items tidak lagi tersedia di Outlook Klasik.
Tombol Arsip di Outlook tetap berfungsi normal.
Kebijakan retensi yang ditetapkan untuk kotak surat Exchange Online mengontrol perilaku pengarsipan.

Catatan: Fitur ini tidak tersedia di cloud Microsoft 365 Government, Microsoft 365 yang dioperasikan oleh 21Vianet, atau Microsoft 365 Jerman.

10. Menemukan dan Mengelola Email yang Diarsipkan di Outlook

10.1 Menemukan Folder dan File Arsip

Untuk menemukan email arsip Anda:

Folder Arsip: Folder Arsip bawaan muncul di daftar folder Panel Navigasi Anda. Pilih Liha -> Panel Folder -> Normal untuk menampilkan daftar folder jika disembunyikan.
Kotak Surat Arsip (Berkas PST): Saat menggunakan AutoArchive atau alat Bersihkan Item Lama, kotak surat Arsip akan muncul sebagai item terpisah dalam daftar folder Anda, asalkan Anda telah memilih opsi tersebut. Tampilkan folder arsip di daftar folder di pengaturan Arsip Otomatis.

Jika kotak surat Arsip tidak muncul, Anda dapat membukanya secara manual dengan cara:

Pergi ke File -> Opsi -> Lanjutan
Di bawah Arsip Otomatis bagian, klik Pengaturan Arsip Otomatis .
Temukan jalur lengkap file arsip PST di Pindahkan barang-barang lama ke.
Klik File -> Buka & Ekspor -> Buka File Data Outlook lalu pilih file PST arsip Anda melalui jalur lengkapnya.

10.2 Memindahkan File Arsip

Tutup file arsip PST di Outlook.
Pindahkan file ke lokasi baru.
Buka kembali di Outlook.
Ubah jalur di File -> Opsi -> Lanjutan -> Arsip Otomatis -> Pengaturan Arsip Otomatis -> Pindahkan item lama ke

10.3 Mencari Email yang Diarsipkan

Untuk mencari email yang diarsipkan di folder Arsip:

Secara default, saat Anda mengetikkan istilah pencarian di kotak Pencarian di bagian atas Outlook, sistem akan mencari di semua folder di kotak surat Anda, termasuk item yang diarsipkan.
Untuk membatasi pencarian Anda hanya ke folder Arsip, pertama-tama pilih arsip folder di Panel Navigasi.
Kemudian ketikkan kata kunci pencarian Anda di kotak Pencarian.
Hasil pencarian hanya akan menampilkan item dari folder Arsip.

Untuk mencari email yang diarsipkan di dalam berkas Arsip:

Klik file Arsip di panel sebelah kiri.
Klik kotak pencarian di tengah.
Tab Pencarian akan muncul.
klik Cari tab
Klik Alat pencarian -> Pencarian Lanjutan…
The Cari Lanjutan Dialog akan ditampilkan.
klik Jelajahi ... .
Dalam majalah Pilih Folder dialog, periksa File Arsip
Periksalah Cari subfolder
Klik OK
Outlook kemudian akan starmelakukan pencarian di dalam berkas Arsip, termasuk semua subfoldernya:

10.4 Mengembalikan Email yang Diarsipkan ke Kotak Masuk

Untuk memindahkan email yang diarsipkan kembali ke Kotak Masuk Anda:

Buka folder Arsip atau kotak surat Arsip.
Pilih email atau email yang ingin Anda pulihkan.
Seret dan lepas email ke Kotak Masuk Anda, atau klik kanan dan pilih Pindah -> Kotak Masuk.

Email-email tersebut akan dipindahkan kembali ke Kotak Masuk Anda dan dihapus dari lokasi arsip.

11. Batasan dan Pengelolaan Ukuran File Arsip

11.1 Batasan Ukuran File PST Default

File PST Outlook memiliki batasan ukuran standar:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016, dan 2013: 50 GB
Outlook 2010 dan sebelumnya: 20 GB

Ketika file PST arsip mendekati atau mencapai batas ini, Outlook mungkin berhenti mengarsipkan item baru atau berperilaku tidak terduga.

11.2 Mengelola File Arsip Berukuran Besar

Saat ukuran file arsip Anda hampir mencapai batas maksimal, pertimbangkan opsi-opsi berikut:

Membuat File Arsip Baru: Buat file arsip PST baru dan starAnda dapat mengarsipkan email di Outlook ke dalamnya. Anda dapat mengelola beberapa file arsip yang diorganisir berdasarkan tahun atau proyek.
Menghapus Item yang Tidak Berguna: Tinjau email yang telah Anda arsipkan dan hapus secara permanen item yang tidak lagi Anda perlukan, lalu memadatkan file arsip.

11.3 Meningkatkan Batas Ukuran File PST (Tidak Disarankan)

Meskipun Anda dapat meningkatkan batas default 50 GB menjadi 100 GB melalui modifikasi registri, hal ini tidak disarankan. File PST yang besar akan memperlambat Outlook dan meningkatkan risiko kerusakan. Jika Anda harus meningkatkan batas tersebut, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut. panduan ini .

Pertimbangkan untuk membuat file arsip baru atau menggunakan Arsip Online sebagai alternatif daripada meningkatkan batas ukuran.

12. Memecahkan Masalah Pengarsipan Outlook

12.1 Arsip Otomatis Tidak Tersedia

Jika opsi AutoArchive tidak tersedia atau berwarna abu-abu, penyebabnya mungkin:

Pengarsipan Exchange Server Online Diaktifkan: Jika organisasi Anda mengaktifkan Exchange Server Online Archive, AutoArchive akan dinonaktifkan secara otomatis. Online Archive berfungsi sebagai pengganti AutoArchive untuk tingkat perusahaan. Hubungi administrator Anda untuk menggunakan Online Archive sebagai gantinya.
Fitur yang Dinonaktifkan Administrator: Administrator jaringan Anda mungkin telah menonaktifkan AutoArchive melalui Kebijakan Grup atau kebijakan retensi yang mengesampingkan fungsi AutoArchive. Hubungi administrator sistem untuk mengetahui kebijakan manajemen email organisasi Anda.
Keterbatasan Outlook Baru: Outlook versi baru tidak mendukung AutoArchive dan alat Bersihkan Item Lama. Gunakan Outlook Klasik untuk mengakses fitur-fitur ini.

12.2 AutoArchive Tidak Berjalan

Jika AutoArchive telah berhenti berjalan, periksa hal berikut:

Memeriksa Pengaturan Arsip Otomatis: Buka pengaturan Arsip Otomatis (File -> Opsi -> Advanced -> Pengaturan Arsip Otomatis) dan pastikan konfigurasi Anda sudah benar.
Centang kotak centang Jalankan Pengarsipan Otomatis: Pastikan Jalankan AutoArchive setiap N hari Opsi ini dicentang. Jika tidak dicentang, AutoArchive tidak akan berjalan secara otomatis.

12.3 Item Spesifik yang Tidak Diarsipkan

Jika beberapa item tidak diarsipkan, alasannya mungkin meliputi:

Tanggal Modifikasi Terlalu Baru: Secara default, Outlook menggunakan tanggal penerimaan atau tanggal modifikasi, mana pun yang lebih baru. Jika Anda baru saja memodifikasi email, email tersebut tidak akan diarsipkan hingga periode penuaan berikutnya berlalu.
“Jangan Arsipkan Otomatis” Properti Diaktifkan: Item-item tersebut mungkin memiliki properti “Jangan Arsipkan item ini secara Otomatis” yang diaktifkan.
- Untuk memeriksa satu item, klik dua kali untuk membukanya di jendela baru, lalu klik File -> Properties, dan periksa Jangan arsipkan item ini secara otomatis. .
- Untuk memeriksa beberapa item sekaligus, tambahkan kolom "Jangan Arsipkan Otomatis" ke pengaturan tampilan Anda, lalu perbesar lebar daftar email agar kolom ini dapat ditampilkan.

12.4 Folder Arsip Tidak Muncul

Jika Folder Arsip (Berkas Kotak Surat Arsip) tidak muncul di panel kiri Outlook. Coba solusi berikut:

Mengaktifkan opsi Tampilkan Folder Arsip: Buka pengaturan AutoArchive dan pastikan bahwa Tampilkan folder arsip di daftar folder dicentang.
Menambahkan File Arsip Secara Manual: Jika kotak surat Arsip masih belum muncul, buka secara manual dengan mengklik File -> Buka & Ekspor -> Buka File Data Outlook dan memilih file PST arsip Anda.
Memperbarui Outlook: Untuk akun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, dan Outlook.com, folder Arsip Anda seharusnya sudah ada secara default. Jika Anda tidak melihatnya di Outlook 2016 atau Outlook untuk Microsoft 365, buka File -> Akun kantor -> Perbarui Pilihan -> Memperbarui sekarang.

12.5 File Arsip PST Rusak

Jika file arsip PST rusak, Outlook tidak dapat memindahkan email baru ke dalamnya. Anda dapat memperbaiki file PST dengan cara:

Menggunakan Alat Perbaikan Kotak Masuk (scanpst.exe)
Menggunakan Alat Pemulihan Pihak Ketiga

Silakan lihat panduan lengkap kami pada metode-metode di atas, serta metode perbaikan lainnya.

13. Praktik Terbaik untuk Pengarsipan Email

13.1 Email Apa yang Harus Diarsipkan

Jenis-jenis email tertentu sebaiknya diarsipkan daripada dihapus untuk menjaga catatan penting:

Catatan Keuangan: Arsipkan email yang berisi laporan rekening bank, tagihan, faktur, tanda terima, dan informasi terkait pajak untuk referensi di masa mendatang dan keperluan penganggaran.
Percakapan Kerja: Simpan catatan penting terkait pekerjaan, keputusan, detail proyek, dan dokumen untuk referensi atau evaluasi kinerja.
Tanda Terima dan Konfirmasi: Simpan konfirmasi pembelian, reservasi pemesanan, langganan layanan, dan tanda terima pesanan jika terjadi masalah.
Dokumen legal: Arsipkan email yang berisi kontrak, perjanjian, komunikasi hukum, atau korespondensi apa pun yang berfungsi sebagai catatan hukum.
Berkas Proyek: Simpan email yang terkait dengan proyek yang sedang berlangsung atau telah selesai, termasuk diskusi, draf, umpan balik, dan proposal untuk referensi di masa mendatang.
Pencapaian Pribadi: Simpan email yang menandai peristiwa penting dalam hidup seperti tawaran pekerjaan, surat penerimaan, dan pencapaian karier untuk nilai emosionalnya.
Dokumen perjalanan: Arsipkan tiket, pemesanan hotel, dan rencana perjalanan.raryang dapat berfungsi sebagai catatan resmi riwayat perjalanan Anda.

13.2 Panduan Pengambilan Keputusan Arsip vs Hapus

Saat memutuskan apakah akan mengarsipkan atau menghapus email, pertimbangkan nilai email tersebut di masa mendatang. Arsipkan pesan yang mungkin Anda perlukan nanti untuk referensi, kepatuhan, atau pencatatan. Hapus email yang tidak relevan atau tidak lagi diperlukan, seperti buletin usang, spam, atau email yang tidak penting.rarnotifikasi y. Jika Anda ragu, arsipkan saja – Anda selalu dapat menghapusnya nanti, tetapi Anda tidak dapat memulihkan email yang telah dihapus secara permanen.

13.3 Pemeliharaan Arsip Rutin

Kelola arsip Anda secara teratur dengan meninjau item yang diarsipkan secara berkala dan menghapus item yang tidak lagi Anda butuhkan. Ini mencegah arsip Anda menjadi berantakan seperti kotak masuk Anda dan menjaga ukuran file tetap terkendali. Jadwalkan peninjauan arsip setiap triwulan atau tahunan untuk memastikan arsip hanya berisi informasi yang berharga.

13.4 Mencadangkan File Arsip

Lindungi email arsip Anda dengan membuat cadangan:

Salinan Cadangan Lokal: Salin file arsip PST Anda ke hard drive eksternal atau drive USB. Simpan cadangan tersebut di lokasi yang aman dan terpisah dari komputer Anda.
Pencadangan Penyimpanan Cloud: Unggah file arsip PST Anda ke layanan penyimpanan cloud seperti OneDrive, Dropbox, atau Google Drive untuk pencadangan di luar lokasi dan perlindungan terhadap kegagalan perangkat keras.

Ingatlah bahwa file arsip tidak sama dengan cadangan. Selalu simpan salinan cadangan terpisah dari file PST arsip Anda.

13.5 Frekuensi AutoArsip Optimal

Atur AutoArchive agar berjalan cukup sering untuk mencegah penumpukan data yang besar, tetapi jangan terlalu sering sehingga memengaruhi kinerja. Untuk most Bagi pengguna awam, menjalankan AutoArchive setiap 14 hari sekali sudah cukup efektif. Jika Anda menerima banyak email setiap hari, pertimbangkan untuk mengaturnya agar berjalan setiap minggu. Mengarsipkan kumpulan data yang lebih kecil lebih sering lebih baik daripada memproses ribuan item sekaligus, yang dapat memperlambat komputer Anda.

14. Fakta Penting Tentang Arsip Outlook

14.1 Format File PST

Format file PST (Personal Store) adalah tipe file data Outlook yang digunakan untuk menyimpan email, item kalender, kontak, dan data Outlook lainnya secara lokal di komputer Anda. File PST dapat dibuka di Outlook dan dipindahkan antar komputer. File ini terpisah dari kotak surat Anda dan disimpan di lokasi yang Anda tentukan, biasanya di C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Pengarsipan vs Ekspor

Pengarsipan dan ekspor adalah proses yang berbeda. Pengarsipan memindahkan item dari lokasi asalnya ke file arsip, menghapusnya dari file PST utama dan membebaskan ruang. Ekspor membuat salinan item yang dipilih tetapi tidak menghapusnya dari lokasi asalnya atau mengurangi ukuran kotak surat. Gunakan pengarsipan untuk mengelola ukuran kotak surat dan ekspor untuk membuat salinan cadangan.

14.3 Pengarsipan vs Pencadangan

File arsip tidak sama dengan cadangan. Arsip dimaksudkan untuk penyimpanan jangka panjang item lama yang tidak perlu Anda akses secara teratur. Cadangan adalah salinan data yang disimpan secara terpisah untuk pemulihan bencana. Jika Anda ingin mencadangkan email yang diarsipkan, buat salinan file PST arsip Anda dan simpan di lokasi yang aman seperti OneDrive, Dropbox, atau hard drive eksternal.

Lihat panduan lengkap kami tentang cara mencadangkan email Outlook.

14.4 Kontak Tidak Diarsipkan Secara Otomatis

Outlook tidak secara otomatis mengarsipkan kontak secara default. Meskipun AutoArchive memproses folder email, kalender, tugas, catatan, dan jurnal, folder Kontak tidak termasuk. Namun, Anda dapat mengarsipkan folder Kontak secara manual menggunakan alat Bersihkan Item Lama jika diperlukan.

15. Pertanyaan yang Sering Diajukan

T: Bagaimana cara mengarsipkan email di Outlook?

A: Untuk mengarsipkan email di Outlook, pilih email yang ingin Anda arsipkan dan klik tombol Arsipkan di bilah alat. Anda juga dapat mengklik kanan dan memilih Arsipkan dari menu konteks, menekan tombol Backspace, atau menyeret email ke folder Arsip. Untuk pengarsipan otomatis, atur AutoArchive atau gunakan aturan untuk mengarsipkan email dari pengirim tertentu.

T: Bagaimana cara mengarsipkan ribuan email di Outlook?

A: Untuk mengarsipkan email dalam jumlah besar, gunakan AutoArchive untuk menjadwalkan pengarsipan pesan lama secara berkala, atau gunakan alat Clean Up Old Items untuk mengarsipkan email yang lebih lama dari tanggal tertentu secara manual. Anda juga dapat mengekspor email ke file PST dengan membuka File -> Open & Export -> Import/Export -> Export to a file dan memilih Outlook Data File (.pst). Metode ini mengelola pesan dalam jumlah besar secara efisien tanpa memerlukan penyortiran manual.

T: Apakah mengarsipkan email dapat mengosongkan ruang penyimpanan di Outlook?

A: Itu tergantung pada metode pengarsipan. Jika Anda menggunakan tombol Arsip, email yang diarsipkan akan dipindahkan ke folder Arsip bawaan, yang masih berada di kotak surat utama Anda, sehingga tidak akan membebaskan ruang. Namun, menggunakan AutoArchive atau alat Bersihkan Item Lama untuk memindahkan email ke file arsip terpisah akan membebaskan ruang penyimpanan kotak surat utama. Arsip Online juga membebaskan ruang di kotak surat utama Anda dengan memindahkan email ke kotak surat terpisah di sisi server.

T: Bagaimana cara menemukan email yang diarsipkan di Outlook?

A: Untuk menemukan email yang diarsipkan, navigasikan ke folder Arsip di daftar folder Anda atau kotak surat Arsip jika menggunakan AutoArchive. Gunakan bilah Pencarian di bagian atas Outlook untuk mencari email tertentu berdasarkan pengirim, subjek, tanggal, atau kata kunci. Secara default, Outlook mencari di semua folder termasuk item yang diarsipkan. Untuk membatasi pencarian hanya pada email yang diarsipkan, pilih folder Arsip sebelum melakukan pencarian.

T: Lebih baik mengarsipkan atau menghapus email di Outlook?

A: Arsipkan email yang mungkin Anda perlukan nanti untuk referensi, kepatuhan, atau pencatatan. Hapus email yang tidak relevan atau tidak lagi diperlukan. Jika ada kemungkinan Anda perlu merujuk email di masa mendatang, arsipkan email tersebut daripada menghapusnya. Email yang diarsipkan tetap dapat dicari dan dipulihkan kapan saja, sedangkan email yang dihapus pada akhirnya akan hilang secara permanen.

T: Bisakah saya mengarsipkan email secara otomatis di Outlook?

A: Ya, AutoArchive memungkinkan Anda mengatur jadwal pengarsipan email berdasarkan usia, folder, atau kriteria lainnya. Ini menjaga kotak masuk Anda tetap terorganisir tanpa memerlukan intervensi manual. Anda juga dapat membuat aturan Outlook untuk memindahkan email yang memenuhi kondisi tertentu ke folder Arsip secara otomatis. Perlu diingat bahwa AutoArchive hanya tersedia di Outlook Klasik, bukan di Outlook Baru atau versi web.

T: Apakah pengarsipan akan memengaruhi hasil pencarian email saya?

J: Tidak, email yang diarsipkan tetap dapat dicari di Outlook. Secara default, saat Anda mencari di Outlook, pencarian akan dilakukan di semua folder di kotak surat Anda, termasuk folder Arsip dan kotak surat Arsip. Anda dapat menemukan email yang diarsipkan semudah menemukan email di kotak masuk Anda.

T: Bagaimana cara mengubah tarApakah Anda ingin mendapatkan lokasi arsip?

A: Untuk akun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, atau Outlook.com, Anda tidak dapat mengubah lokasi folder Arsip bawaan – ini adalah folder sistem default yang tidak dapat diubah namanya, dipindahkan, atau dihapus. Untuk akun POP dan IMAP, Anda dapat mengubah lokasi folder Arsip dengan memilih File -> Pengaturan Kotak Surat -> Alat -> Atur Folder Arsip. Saat menggunakan AutoArchive atau Bersihkan Item Lama, Anda dapat menentukan tempat penyimpanan file PST arsip dengan mengklik Telusuri di pengaturan arsip.

T: Apa hubungan antara AutoArchive dan Exchange Server Online Archive?

A: AutoArchive adalah fitur Outlook lama yang secara otomatis memindahkan email lama ke file PST lokal. Ini berarti pesan dihapus dari server dan lebih sulit ditemukan melalui pencarian. Jika hard drive yang berisi file PST AutoArchive tidak dapat digunakan, pesan-pesan ini akan hilang.ostExchange Server Online Archive adalah pengganti AutoArchive kelas perusahaan yang menyimpan email yang diarsipkan di server, sehingga tetap dapat diakses dari perangkat apa pun. AutoArchive masih dapat digunakan jika Anda tidak memiliki Exchange Server Online Archive dan departemen TI Anda belum menonaktifkan fungsinya.

T: Bagaimana jika file PST AutoArchive saya rusak atau tidak dapat dibuka?

A: Jika file PST AutoArchive Anda rusak dan Outlook tidak dapat membukanya, Anda dapat menggunakan metode khusus. Alat perbaikan Outlook PST Untuk memulihkan email dan data arsip Anda lainnya. Sebelum mencoba pemulihan, selalu buat salinan cadangan dari file arsip yang rusak. Untuk mencegah masalah di masa mendatang, verifikasi secara berkala apakah file arsip Anda dapat dibuka dan pertimbangkan untuk memindahkan arsip penting ke Exchange Server Online Archive jika memungkinkan.

T: Bagaimana cara menonaktifkan pengarsipan dengan tombol Backspace?

A: Untuk mencegah tombol Backspace mengarsipkan item, Anda perlu menambahkan entri registri. Navigasi ke HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (atau jalur OCT), buat nilai DWORD bernama DisableOneClickArchive, dan atur nilainya menjadi 1. Perbaikan registri ini berlaku untuk Microsoft 365 Outlook dan tidak berfungsi pada versi perpetual. Selalu cadangkan registri Anda sebelum melakukan perubahan.

T: Bagaimana cara menonaktifkan pengarsipan otomatis untuk item kalender berulang?

A: Anda dapat mengecualikan item-item ini dengan 3 metode:

Kecualikan seluruh folder Kalender.
Kecualikan satu item kalender tertentu.
Kecualikan beberapa item kalender.

Anda bisa mendapatkan detail selengkapnya di bagian ini.

16. Kesimpulan

16.1 Perbandingan Metode Pengarsipan

Memahami perbedaan antara metode pengarsipan akan membantu Anda memilih pendekatan yang tepat untuk kebutuhan Anda:

metode	Tujuan Arsip	Server klien	Pandangan Baru	Pandangan Klasik	jaringan	Kapan Harus Digunakan	Dampak pada Ukuran Kotak Surat
Arsip Manual (Tombol Arsip)	Folder Arsip bawaan	Operasi sisi klien	Ya	Ya	Ya	Pengorganisasian kotak masuk yang cepat tanpa mengurangi ruang penyimpanan.	Tidak ada pengurangan – email tetap berada di kotak masuk.
Arsip Manual (Pembersihan)	File PST lokal	Operasi sisi klien	Tidak	Ya	Tidak	Pengarsipan satu kali untuk mengosongkan ruang kotak surat.	Mengurangi ukuran kotak surat secara signifikan.
Arsip Otomatis	File PST lokal	Operasi sisi klien	Tidak	Ya	Tidak	Pengelolaan kotak surat otomatis yang berkelanjutan	Mengurangi ukuran kotak surat seiring waktu
Arsip Exchange Server Online	Kotak surat server terpisah	Operasi sisi server	Ya	Ya	Ya	Pengguna perusahaan dengan kotak surat berukuran besar	Mengurangi ukuran kotak surat utama

Catatan: Untuk mengurangi ukuran kotak surat, Anda perlu kompakkan setelah mengarsipkan email-email lama.

16.2 Menjaga Kotak Masuk Tetap Bersih

Pengarsipan hanyalah salah satu bagian dari manajemen email yang efektif. Kembangkan rutinitas yang konsisten untuk memproses email, arsipkan atau hapus email segera setelah menanganinya, dan tinjau arsip Anda secara berkala untuk menghapus item yang tidak lagi Anda butuhkan. Dengan menerapkan praktik-praktik ini bersama dengan pengaturan arsip yang tepat, Anda akan mempertahankan kotak masuk yang bersih dan efisien yang membantu Anda tetap produktif dan fokus pada pesan-pesan penting.

Referensi

tentang Penulis

Xiu Xing adalah seorang profesional TI berpengalaman dengan lebih dari 8 tahun pengalaman dalam sistem email perusahaan dan pemecahan masalah Microsoft Office. Ia telah membantu ribuan pengguna menyelesaikan masalah Outlook yang kompleks di berbagai lingkungan perusahaan.

Xiu memiliki spesialisasi dalam migrasi sistem email, pemulihan data, dan optimasi perangkat lunak produktivitas. Pengalaman langsungnya meliputi pengelolaan penerapan Exchange Server, pemecahan masalah konektivitas MAPI, dan penerapan strategi pencadangan yang andal untuk sistem email yang sangat penting.

Melalui tulisan teknisnya, Xiu berkomitmen untuk menjadikan solusi TI yang kompleks mudah diakses oleh pengguna sehari-hari. Ia senantiasa mengikuti perkembangan terbaru Office 365 dan Exchange Online, serta teknologi email yang sedang berkembang. Di luar memecahkan misteri email, Xiu senang berbagi kiat-kiat teknologi praktis yang membantu orang-orang bekerja lebih efisien.

Punya pertanyaan tentang panduan ini atau butuh bantuan tambahan terkait masalah Outlook? Xiu menyambut Anda. masukan dan saran untuk meningkatkan sumber daya pemecahan masalah ini.